Bauhof, Baubetriebshof, Stadtwerk und Zweckverband sind verpflichtet ihre Arbeitsaufwendungen den Haushaltsstellen zuzuordnen, für welche die Arbeiten geleistet werden. Das neue Haushaltsrecht für Kommunen und kommunale Betriebe schreibt sogar vor, die Arbeiten zusätzlich nach Tätigkeiten aufzuschlüsseln.
Dies führt oft dazu, dass die Mitarbeiter mit handschriftlichen Aufzeichnungen ihre Arbeitszeiten und Maschinenzeiten notieren. Diese Aufschriebe werden anschließend in der Verwaltung zur elektronischen Weiterverarbeitung manuell erfasst. Dies ist ein enormer Zeitaufwand. Bei unleserlichen Aufschrieben muss nachgefragt werden.
Je nach Detaillierungsgrad der gewünschten Zahlen kommen so für einen 15 Personen starken Bauhof ca. 10.000 bis 20.000 Einzelrückmeldungen auf die Haushaltstellen pro Jahr zusammen!
Die Datenerfassung erfolgt über mobile Erfassungsgeräte und Barcodes oder / und Smartphone App.
Beide Varianten sind auch im Mix anwendbar.
Über die elektronische Erfassung werden auftragsrelevante Daten mit wenig Zeit- und Verwaltungsaufwand gebucht und verrechnet. Die Mitarbeiter buchen alle Daten mit mobilen Erfassungsgeräten in Echtzeit– direkt vor Ort beim Arbeiten.
Es werden Anwesenheitszeiten, Auftragsbearbeitungszeiten und Maschinenzeiten synchron gebucht und bereits bei der Erfassung korrekt zugeordnet. Die mobilen Geräte werden am PC ausgelesen und die Ergebnisse sofort berechnet.
Alle Daten werden anhand von Barcodes erfasst. Diese werden den Mitarbeitern zur Mitnahme in Form von Listen zur Verfügung gestellt oder beim Erstellen der Auftragspapiere ausgedruckt. Die Barcodes können auch in Gebäuden oder an Maschinen angebracht werden.
Die Mitarbeiter scannen die Barcodes vor Ort mit mobilen Erfassungsgeräten. Es stehen ein Miniscanner, ein Kolonnenscanner und eine App zur Auswahl.
Alle Personalzeiten (Kommen, Gehen, Pause), Aufträge, Tätigkeiten und der Einsatz von Maschinen und Fahrzeugen können über die Handgeräte gebucht werden. Erfolgreiches Lesen wird akustisch quittiert.
Mit der Buchungs-App können die Mitarbeiter alle Auftragsbearbeitungszeiten, Personalzeiten und Kostenstellenwechsel buchen auch wenn kein Netz verfügbar ist (offline). In diesem Fall werden die Buchungen lokal auf dem Smartphone gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt gesendet. Die Kamera funktioniert als Barcode Scanner, mit dem die mitgeführten Belege erfasst werden. Mit einem einzigen Buchungsgerät (Smartphone, Tablet) mit App werden die Zeiten für mehrere Mitarbeiter erfasst. Die Mitarbeiter vor Ort senden mit der App nicht nur ihre Buchungen an das Zeitwirtschaftssystem. Sie erhalten auch von dort aktuelle Informationen über die zu bearbeitenden Aufträge.
Über das Smartphone oder Tablet werden die Aufträge als Auflistung dargestellt; eine bedienerfreundliche Auswahl ist mit intelligenten Suchfunktionen möglich.
Jeder Bauhofmitarbeiter erfasst für sich zu Beginn eines Auftrages die Art der Leistung und die Kostenstelle.
Er kann über hinterlegte Textbausteine oder Nummern die Tätigkeiten (z.B. Unterhaltung Straßen), die Untertätigkeit (z.B. Straßenreinigung, Bewirtschaftung) sowie die Ortsangabe (z.B. in der Kernstadt, in Teilort) aufrufen.
Mit Beginn des neuen Auftrags wird der „alte“, vorhergehende Auftrag automatisch durch AIDA beendet.
Die Smartphones werden tagsüber offline genutzt, um Datenvolumen und damit Kosten zu sparen.
Der Datenaustausch Smartphone-Buchungen mit dem AIDA-System erfolgt nach Rückkehr in den Bauhof über das betriebseigene WLAN-Netz.
Somit fallen keine Gebühren für die Datenverbindung an. Durch die Kombination von Personal- und Auftragszeiterfassung im selben System sind nun die Mitarbeiterzeiten direkt den Produktaufträgen zugeordnet. Zuschlagszeiten werden hierbei automatisiert ermittelt.
Eine weitere Vereinfachung ist die Möglichkeit der Kolonnenbuchung; hierbei werden die Buchungen für mehrere Mitarbeiter durch eine einzige Buchung gleichzeitig erfasst.
Der Gruppenverantwortliche wählt die entsprechenden Kollegen sowie Werkzeuge und Fahrzeuge in die Kolonne mit ein; die gebuchten Zeiten der Kolonnenmitglieder sind gleich. Die separate Zuteilung von Fahrzeugen erfolgt ebenfalls über die App.
Erfasst werden:
Diese werden automatisch an die AIDA-Software übertragen. Schon wenige Augenblicke später stehen sie im AIDA-System für Auswertungen bereit.
Die mobil erfassten Daten werden im System automatisch verrechnet – unter Berücksichtigung von gesetzlichen Bestimmungen, tarifvertraglichen Vorgaben und bauhofinternen Regelungen.
Es ist generell möglich, die verrechneten Daten an kommunale Programme oder an eine gängige Bauhofbranchen- oder Finanzsoftware (z.B. Regie 68, Ares, DVV, KIRP, INFOMA, SAP...) zu übertragen. Auch ein Rohdatenexport für die Weiterverarbeitung in Excel wird gerne genutzt.
Es stehen zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. So können jederzeit die Auftragsbearbeitung und die Entwicklung der Kosten geprüft und gegen das Budget abgeprüft werden.
Durch die elektronische Erfassung direkt am Entstehungsort der Daten behalten Sie zeitnah den Überblick bei der Auftragsbearbeitung, der Kostenkontrolle und der Personalplanung und das mit wenig Zeitaufwand. Auf diese Weise sparen Sie Kosten, die Leistungen Ihres Bauhofs werden transparent und können marktgerecht optimiert werden.
Unsere Anwendung wird kontinuierlich an der Praxis / den Anwendern orientiert weiterentwickelt und funktionell ergänzt. Diese Informationsbroschüre stellt deshalb nur eine grobe Übersicht bzw. Momentaufnahme des verfügbaren Leistungsspektrums dar.
Für nähere Informationen zur AIDA Bauhoflösung oder weiteren Zeiterfassungs-/ Zeitwirtschaftslösungen stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.
AIDA ORGA Dortmund GmbH - Planetenfeldstr. 100a - D 44379 Dortmund