DMS / Verwaltung

- Jederzeit auf Knopfdruck alle Dokumente griffbereit
- Keine Suche von „Kopien von Kopien“ mehr
- Mit dem DMS-System erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen
- Einfache Archivierung von Office-Dateien per Drag & Drop ins System mit Verknüpfungen zu AIDA
- Dokumentenarten werden automatisch zugeordnet
- Volltexterkennung für die Suche nach unstrukturierten Begriffen

Mit AIDA haben Sie einen starken Partner für Ihr Dokumentenmanagement an der Hand. Zusammen mit der DMS Lösung von Starke, erhalten Sie eine Software-Lösung, welche die gesetzlichen Vorgaben einhält und Sie durch Tools, wie die Volltextsuche, die automatisierte Dokumentenartenerkennung, die Archivierung von Office-Dateien auf Knopfdruck uvm. Im Arbeitsalltag entlastet.

Mit AIDA DMS haben Sie zukünftig mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft und verabschieden sich von der lästigen Suche nach diversen Dokumenten.

Dokumente wie Ausgangsrechnungen oder Lieferscheine werden beim Erzeugen der PDF-Datei (oder des Ausdruckes) für den Kunden automatisch vom DMS abgegriffen und archiviert. So können die berechtigten Kollegen die erstellten Rechnungen und Lieferscheine in Echtzeit z.B. per Schlagwortsuche abrufen.

Zudem werden beispielsweise unterschriebene Lieferscheine oder Arbeitsberichte automatisch vom DMS versioniert. Dadurch haben Sie jederzeit den Überblick und sind sofort gegenüber den Kollegen oder den Kunden aussagefähig.

Heutzutage werden sämtliche Dokumente per E-Mail verschickt, um Geld und Zeit zu sparen. Um diese dann zu archivieren, werden sie oftmals ausgedruckt, geprüft, unterschrieben und abgeheftet oder wieder eingescannt, um sie dann in einem der unzähligen Ordner abzulegen. Viele Arbeitsschritte, die Sie sich nun sparen können.

Mit AIDA archivieren Sie die Office-Dateien per Knopfdruck in das System. Diese werden automatisch versioniert und protokolliert (unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen).

Das Dokumentenmanagementsystem übernimmt die meiste Arbeit für Sie. Die Daten der Dokumente werden durch flexible Prüfroutinen mit einer bestmöglichen rate erkannt und automatisch verschlagwortet. Dadurch reduzieren sich die manuellen Vorarbeiten wie z.B. die Vorsortierung, Dateneingabe, Verifizierung usw.

Die flexiblen Workflows perfektionieren das Arbeiten mit dem DMS. Hierbei legen Sie fest, welches Dokument welche Workflows durchlaufen muss. Durch die Vorgesetzten- und Vertreterregelungen wird eine fristgerechte Bearbeitung sichergestellt und die Qualitätssicherung und das Prozesscontrolling verbessert.

Nach §147 Absatz 2 der Abgabenordnung, sowie §257 Absatz 3 des Handelsgesetzbuches ist die Speicherung von steuerlich relevanten Dokumenten in digitaler Form eine zulässige Form der Aufbewahrung. Damit können Sie auch Belege, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, nach dem Scan vernichten. Voraussetzung dafür ist allerdings eine „ordnungsgemäße“ Archivlösung. Natürlich hält Starke-DMS den Anforderungen der Abgabenordnung (AO), der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie der Grundsätze ordnungsgemäßer EDV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) stand.

Zur so genannten „Revisionssicherheit“ gehört aber noch mehr als nur die bloße Software: Ausfallsichere Hardware, durchdachte Organisationsstrukturen und Notfallpläne sind ebenso Bestandteile, der Voraussetzung für den „ordnungsgemäßen Betrieb“ einer elektronischen Archivlösung. Diese müssen in der sogenannten Verfahrensdokumentation beschrieben sein, damit sachverständige Dritte sich von der Ordnungsmäßigkeit überzeugen können. Wir liefern Ihnen ein Muster einer solchen Verfahrensdokumentation mit aus, in dem bereits alle technischen Grundlagen des Starke-DMS beschrieben sind. Nach einer Checkliste ergänzen Sie weitere Punkte, die Ihre individuellen Prozesse betreffen. So bewältigen Sie die rechtlichen Anforderungen spielend.